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Elektronische Rechnungen im ZUGFeRD Format

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Aus Rücksicht auf die Umwelt möchte Eurofins auf Rechnungen in Papierform verzichten und hat sich daher zum Ziel gesetzt, Rechnungen nur noch in elektronischer Form zu übermitteln. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, das standardisierte Rechnungsdatenformat ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) zur schnelleren und leichteren Rechnungsabwicklung zu nutzen.

Wie funktioniert ZUGFeRD?

  • Eurofins sendet Rechnungen per E-Mail in einer PDF-Datei im ZUGFeRD Format.
  • Kunden können diese mit jedem PDF Anzeigeprogramm öffnen, betrachten und ausdrucken. Damit kann jeder, der eine ZUGFeRD Rechnung erhält, diese wie gewohnt behandeln, auch wenn er die ZUGFeRD spezifischen Vorteile nicht nutzen möchte. Zusätzlich werden alle Daten der Rechnung in einem standardisierten XML-Format in der PDF-Datei bereitgestellt. Diese können extrahiert und elektronisch weiterverarbeitet werden.
  • Nun kann die Rechnung anhand der bereitgestellten Daten geprüft und zur Buchung freigegeben werden.
  • Durch die Verwendung der Version PDF/A-3 ist sichergestellt, dass das ZUGFeRD Format besonderen Anforderungen für Langzeitarchivierung gerecht wird.

Die Vorteile auf einen Blick

  • Verkürzte Bearbeitungszeiten bei der Rechnungsverarbeitung
  • Kosteneinsparung durch Wegfall manueller Prüf- und Druckkosten
  • Automatischer Abgleich mit dem Bestellwesen und reduzierter Bearbeitungsaufwand
  • Einfache und benutzerfreundliche Anwendung
  • Geeignet für jede Unternehmensgröße

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Foto: ©iStockphoto.com/id-work